Como gerir o orçamento de pessoal face a nova realidade brasileira?

Postado por em jun 16, 2016 em Blog | 0 comentários

Mais uma vez nossa economia está passando por um momento bem difícil, com alta da inflação, juros altos encarecendo o custo de capital, demanda em queda e a confiança dos consumidores em níveis cada vez menores. Infelizmente tudo indica que este cenário deve persistir em 2016.

Para enfrentar este desafio quase todas as empresas estão se esforçando em reduzir custos e otimizar ao máximo os recursos utilizados. Torna-se cada vez mais premente o controle rígido e um acompanhamento preciso do orçamento de despesas.

Reduzir o montante de custo de pessoal em percentuais cada vez mais expressivos é a demanda que temos percebido com maior frequência na elaboração do orçamento de 2016.

A questão é como fazer isto?

Para estimar o custo de pessoal para um período tem-se de considerar todos os aumentos previstos de custos indiretos, como vale transporte, refeição, assistência médica e odontológica, seguro de vida, previdência privada e vários outros. Além dos custos indiretos não podemos esquecer do dissídio, e mesmo de alguns aumentos por mérito ou por progressão de carreira, que acabam ocorrendo mesmo em períodos desfavoráveis.

Pegando como exemplo uma empresa que tenha 1.000 colaboradores e o custo médio por colaborador, incluindo remuneração, encargos, provisões e benefícios no ano corrente seja de R$ 8 mil por mês. Anualizando este número chegamos a um orçamento total de R$ 96 milhões (12 meses x R$ 8.000 / mês x 1.000 colaboradores).

Continuando nosso exercício, vamos supor que a inflação projetada para 2016 seja de 9%, e o CEO deseja 10% de redução nominal no orçamento de pessoal.

 

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A única coisa que sabemos no momento do orçamento é que alguns custos irão subir, e que a meta é 10% menor que a despesa atual. Fazendo uma conta simples, nosso diretor de RH precisa reduzir seu orçamento em R$ 18,2 milhões (aproximadamente 20% do orçamento corrigido do ano corrente).

Ok, mas quais ações precisam ser tomadas para que a meta seja cumprida?

Não é uma pergunta fácil de responder, considerando todas as restrições existentes para manter a empresa operacional reduzindo suas despesas de mão de obra.

Neste exercício extremamente simplista já temos uma série de questões a resolver:

  • Quais funcionários vão receber algum aumento? E quando?
  • Quem vai mudar de cargo?
  • Quem vai ser desligado? Quando?
  • Qual o custo de rescisão destes desligados?
  • Vai precisar contratar mais alguém?
  • Precisa terceirizar algum serviço?

Normalmente este cálculo é realizado utilizando médias, quanto foi gasto por cargo, quanto deve ser reduzido em cada área..

O problema é que as médias geram distorções, números imprecisos e baixa confiabilidade. Pela nossa experiência, o cálculo usando as médias gera uma diferença de até 8% do valor efetivamente realizado (para cima ou para baixo), considerando todas as complexas regras existentes na CLT brasileira.

Voltando ao nosso exemplo a imprecisão no cálculo pode acarretar em um erro de até R$ 8 milhões. Estimar uma redução menor que a efetiva, além do óbvio não atingimento da meta, acaba causando problemas de caixa, que em um cenário de alto custo de capital piora mais ainda o resultado da empresa. E, por outro lado, reduções acima da meta podem causar transtornos maiores que o necessário ao adequado funcionamento da empresa.

E como calcular melhor este número?

Depois de definido com todos os gestores a equipe mínima de cada setor, são necessários os seguintes dados:

  • Folha de pagamento mais atual;
  • Memória de cálculo de cada um dos benefícios, ajustada por colaborador;
  • Projeções de aumento de custos indiretos no ano corrente e no período a ser analisado;
  • Projeção de dissídio no ano corrente (caso ainda não tenha ocorrido) e para o período a ser analisado;
  • Saldo de férias de cada colaborador;
  • Saldo do FGTS de cada colaborador.

Com estes dados em mãos, a empresa pode fazer a projeção dos aumentos (por mérito ou progressão de carreira) por funcionário, das demissões e eventuais contratações simulando uma folha de pagamento com a aplicação de todas as regras vigentes na CLT e no acordo coletivo da empresa. Desta maneira o processo é feito mais próximo de uma situação real, por exemplo calculando a assistência médica considerando o número de dependentes de cada colaborador, o vale refeição considerando os dias úteis de cada mês, o DSR incluindo as horas extras e o adicional noturno, o impacto de um aumento salarial (por mérito ou no caso do dissídio) na provisão de férias e 13º (não esquecendo que estes aumentos tem impacto retroativo) e assim por diante.

Simulando este processo passo a passo a empresa consegue identificar quais ações devem ser feitas para atingir a meta proposta. Ao contrário de modelos “médios”, onde o número é obtido consolidado, desta forma fica muito mais factível a tradução do modelo em ações que ao serem implantadas no tempo correto podem produzir o resultado esperado.

Além de mais preciso, a elaboração do orçamento colaborador a colaborador possibilita um controle muito mais efetivo na execução do mesmo. Os desvios são facilmente identificáveis, e a tendência pode ser recalculada ao longo do período, possibilitando ajustes assim que necessários

O cálculo e acompanhamento preciso do orçamento de pessoal através de um software que torne este processo interativo e de fácil entendimento é condição cada vez mais fundamental para atravessar período tão desfavorável às empresas brasileiras.

Se você tem interesse em se aprofundar sobre este assunto entre em contato que eu posso enviar mais detalhes.

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